Effektiv arbeiten: E-Mails sortieren und in Ordner ablegen ist sinnlos – Studie

Ablage ist typische Büroarbeit – aber die Zeiten sind vorbei, in denen jedes Blatt fein säuberlich in einem Ordner abgelegt wurde. Aber das Relikt aus der Papierzeit hat sich auf die Desktop-Oberfläche des Computer retten können.

Aber niemand braucht Ordner. Nur in unseren Köpfen denken wir immer noch in längst vergangenen Strukturen. Die Suchfunktionen sind mittlerweile so schnell und effektiv geworden, dass eine geordnete Ablage eigentlich gar keinen Sinn mehr macht. Eine Studie von IBM Research zeigte nun, dass Benutzer, die suchen nicht nur wesentlich schneller die richtige E-Mail finden als ordnungswütige Kollegen. Obendrein verbringen sie auch viel weniger Zeit mit Aufräumarbeiten in der Inbox.

Tippen Sie ein Stichwort ein und der Rechner präsentiert Ihnen die passenden Dateien. Die Spotlight Suche von Apple ist ein glänzendes Beispiel dafür, wie sich alles überall wiederfinden lässt.

Und wer sich nicht ganz von der Ordnung befreien kann, sollte es mit “Tags” probieren – zum Beispiel auf der Lesenzeichen-Seite delicious: Objekte werden bei dieser Technik mit Stichworten versehen und in eine große Kiste geworfen. Auf Kommando kommen dann die Dinge heraus, die mit den entsprechenden Schlagworten versehen worden sind.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Link zu einem Rezept für ein spanisches Gericht ablegen. In einer klassischen Ordnerstruktur kommt die Frage auf, ob dieser in den Ordner “Rezepte” gehört oder in den Ordner “Spanien”. Oder Sie legen in “Rezepte” einen Unterordner für “Spanien” an und umgekehrt und legen doppelt ab. Dieses Problem lässt sich mit “Tags” vermeiden.

Die gute, alte Ablage können Sie also ruhig vergessen!

Quellen: IBM Research / Slashdot / delicious / MacEinsteiger.de

 

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